当社は、当社が取扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、
本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、
最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。
- 1.個人情報は、当社顧客の建物管理業務に伴う緊急連絡、家賃公共料金等の集金業務等、並びに従業者の雇用、人事管理等の当社の正当な事業遂行上必要な範囲に限定し、取得・利用・提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いは致しません。
- 2.個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
- 3.個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 4.個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応を致します。
- 5.個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ、パンフレットなどに掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
以上
- 2005年2月16日（制定）
- 2007年4月 1日（改定）
【お問合せ窓口】
個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒531-0072
大阪市北区豊崎6-12-14
互光建物管理株式会社 総務本部
個人情報お問合わせ窓口
TEL：06-6372-0555（受付時間 9:00～17:30※）
※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。
当社は、2005年6月にJISQ15001に準拠した互光建物管理株式会社個人情報保護プログラムを制定し、2006年6月に日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）より個人情報について適切な取扱いが行われている企業にあたえられる『プライバシーマーク』を取得しています。
1.管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先
- 管理者名：
- 総務統括部長
- 所属部署：
- 互光建物管理株式会社 総務本部
- 連 絡 先：
- 電話 06-6372-0555
2.個人情報の利用目的
（1）ご本人より書面（ホームページや電子メール等によるものを含む）に記載された個人情報を直接取得する場合の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| 取引先担当者情報 | 商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため |
| 従業者情報 | 労務管理、人事管理、福利厚生、労働安全管理（労働安全衛生法に基づく健康診断の要配慮個人情報を含む）、税務処理等の法定上の届出、その他当社の正当な事業遂行に必要な範囲、及び法令に基づく場合 |
| 採用応募者に関する個人情報 | 応募者の採否の検討・決定及び通信連絡のため |
（2）ご本人より書面以外で直接個人情報を取得する場合の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| 従業員の顔写真 | 本人確認、災害時の安否確認、広報等のため |
（3）取引先から個人情報を委託される場合の利用目的
| 分類 | 利用目的 |
|---|---|
| 建物管理業務で取り扱う入居者等の個人情報 | 委託される建物管理業務に伴う緊急連絡のため、委託される家賃・公共料金等の集金業務のため。防犯カメラの映像は委託される建物に関する保安管理のため。その他取引先から委託される正当な業務範囲、及び法令に基づく場合 |
3.個人情報の第三者提供
<1>当社では従業者の個人情報を、業務目的の達成に必要な範囲において、以下の要領で第三者に提供する場合がございます。
| （1）第三者に提供する目的 | 本人確認及び専門資格確認 |
|---|---|
| （2）提供する個人情報の項目 | 当社従業者の氏名、住所、資格、顔写真、職務経歴等 |
| （3）提供の手段又は方法 | 当社所定書面により、担当者による手渡し |
| （4）提供を受ける者の組織の種類、属性 | 当社顧客の管理物件の所有者あるいは管理組合 |
<2>上記以外で第三者提供する場合
- ・ご本人様の同意がある場合
- ・法令に基づく場合
- ・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
- ・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
- ・国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- ・業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
4.個人情報取扱いの委託
当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などにより個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
5.保有個人データの安全管理措置
当社では、当社の保有個人データに関する安全管理措置として、以下のような事項を内部規定に定め、実施しています。また、その実施状況に関して定期的な内部監査でチェックし、必要に応じ是正処置を講じています。
＜組織的安全管理措置＞
個人情報保護管理者をはじめとする、個人情報保護に関する各責任者の役割と責任を明確にした個人情報保護の組織体制を構築しています。
＜人的安全管理措置＞
個人データを取り扱う従業者には、非開示条項を含む契約書を締結し、定期的に個人情報保護に関する教育を実施しています。
＜物理的安全管理措置＞
個人データを取り扱う区域には入退制限を設け、個人データを含む媒体や機器装置類には施錠管理等の厳重な盗難防止措置を講じています。
＜技術的安全管理措置＞
個人データの取り扱い担当者を限定し、ID／パスワードにより適切なアクセス制限を設定しています。
6.個人情報の開示等の請求
当社では、当社の保有個人データに関して、ご自身からの開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止）のご請求に対応しております。当社お問合せ窓口にお申し出下さい。その際、当社はご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。取引先から委託される個人情報は保有個人データに該当いたしませんが、取引先より特段の指示があった場合はその指示に従います。開示等の申し出の詳細につきましては、当社ホームページ掲載の「保有個人データの請求手続きについて」をご覧ください。
7.個人情報を提供されることの任意性について
ご本人が当社に個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切に提供できない場合があります。
8.ご本人が容易に認識できない方法による取得する場合について
当社ではクッキー（Cookies）等により、ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。
9.認定個人情報保護団体について
認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法第37条に基づき主務大臣の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。
【当社が加入する認定個人情報保護団体の名称】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情の解決の申し出先】
プライバシーマーク推進センター個人情報保護苦情相談室
電話番号:03-5860-7565
【お問合せ窓口】
当社の個人情報に関する苦情・相談、お問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。
〒531-0072 大阪市北区豊崎6-12-14
互光建物管理株式会社 総務本部 個人情報問合せ窓口
TEL：06-6372-0555
保有個人データの請求手続きについて
当社で保有している保有個人データに関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。
1.「開示等の請求」申出先
「開示等の請求」は下記宛、当社所定の請求書に必要書類・手数料を同封の上、郵送によりお願い申し上げます。
〒531-0072
大阪市北区豊崎6-12-14
互光建物管理株式会社 総務本部
個人情報お問合わせ窓口
TEL：06-6372-0555
2.「開示等の請求」に際してご提出いただく書類
「開示等の請求」を行う場合は、(１)の請求書に所定の事項を全てご記入の上、(２)を同封しご郵送下さい。なお、請求書用紙につきましては、ＰＤＦファイルをダウンロードし、印刷してご記入ください。
(1)当社所定の請求書
- ①利用目的の通知の場合
「保有個人データ利用目的通知請求書」 - ②開示の場合
「保有個人データ開示請求書」 - ③訂正、追加又は削除の場合、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の場合
「保有個人データ訂正等及び利用停止等請求書」
(2)ご本人様確認のための書類
以下の本人確認書類のいずれかの写しを同封してください。※現住所が確認できるもので、本籍部分は黒塗りにして下さい。
- ①運転免許証
- ②パスポート
- ③住民基本台帳カード
- ④健康保険の被保険者証
- ⑤その他本人確認できる公的書類
3.代理人様による「開示等の請求」の場合
「開示等の請求」をする方が代理人様である場合は、2.の書類に加えて、下記の書類の写しを同封してください。
※現住所が確認できるもので本籍部分は黒塗りしてください。
- ①戸籍謄本
- ②健康保険の被保険者証
- ③登記事項証明書
- ④その他法定代理権の確認ができる公的書類
4.「開示等の請求」の手数料及びその徴収方法
利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回の請求につき、以下の金額(当社からの返信費を含む)を申し受けます。
下記金額分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。
手数料金額:500円
5.開示に対する回答方法
ご本人が請求した方法より当該保有個人データを開示致します。しかし、当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、
書面の交付による方法で開示致します。特段のご要望が無い場合は、書面を郵送する方法や電磁的記録を電子メールに添付して送信する方法で回答致します。
◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。
◇以下の場合には、「開示等の請求」にお応えできない場合があります。その場合は、その旨と理由をご通知します。また、不開示の場合についても手数料をいただきますのでご承知おきください。
- ①ご本人様又は代理人様の本人確認できない場合
- ②所定の申請書類に不備があった場合
- ③開示等の請求の対象が「保有個人データ」(下記※)に該当しない場合
- ④ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- ⑤当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- ⑥法令に違反することとなる場合
※保有個人データとは、体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、ご本人から求められ利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有するものです。ただし、以下a)～d)のいずれかに該当する場合は保有個人データには該当しません。
- a)当該個人データの存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
- b)当該個人データの存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長する、又は誘発するおそれのあるもの
- c)当該個人データの存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
- d)当該個人データの存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全及び秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの